Запроваджено електронний документообіг у системі управління охороною праці

За ініціативи Держпраці України 11 листопада 2021 року Міністерство юстиції зареєструвало наказ Міністерства економіки «Про затвердження Порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці» від 28.10.2021 № 839-21.

Наказ передбачає можливість організації роботи в системі управління охороною праці, зокрема створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення різних видів документів, які сьогодні регламентовано численними нормативно-правовими актами з охорони праці, шляхом запровадження електронного документообігу, що сприятиме зниженню навантаження на суб’єктів господарювання.

Впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці має виключно альтернативний варіант чинному законодавству з охорони праці.

Роботодавець має право вибору, у який спосіб здійснювати на підприємстві документообіг у системі управління охороною праці -у паперовому, чи електронному.

Також в умовах пандемії COVID-19 роботодавці мають потребу в нових інструментах, що дають можливість, у тому числі віддалено, ухвалювати необхідні рішення з урахуванням тих викликів, які перед бізнесом ставить пандемія та пов’язані з нею карантинні обмеження.

Запровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці дозволить роботодавцям, зокрема, зекономити кошти, призначені для купівлі копіювально-розмножувальної техніки й витратних матеріалів, зменшити витрати на зберігання паперових документів;оптимізувати та покращити комунікації, як внутрішні, так і зовнішні;забезпечити проведення онлайн навчання та інструктажів на виробництві в умовах пандемії;захистити документи від несанкціонованого доступу та розмежувати права доступу співробітників до інформації тощо.

Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідкувати рух документів підприємства.

У процесі зменшення регуляторного навантаження на бізнес доволі часто виникає ситуація, коли дерегуляція дає зворотній ефект - життя та здоров’я працівників опиняється в небезпеці.

Цей Наказ спрощує роботодавцям виконання вимог законодавства про охорону праці, жодним чином не зменшуючи обов’язку щодо забезпечення належних умов праці.

Відтепер кожен суб’єкт господарювання, який має бажання і готовий до цього, може перевести всі процеси, що потребують документування, або лише їх частину в електронну форму, зазначають у Держпраці України.